ODF statt MS Word

Da ich kein MS Word benutze, sondern OpenOffice.org verschicke ich meine Dateien in verschiedenen Formaten. Je nach Situation in unterschiedlichen Kombinationen. Fast immer mit PDF und zusätzlich als OpenDocument (ODF) oder als MS Word Datei.

Viel einfacher wäre es natürlich .doc-Dateien zu verschicken. MS Word ist sowieso (noch) defacto Standard und fast alle können diese Dokumente lesen. Dennoch nutze ich aufgrund einer Vielzahl von Gründen lieber ODF und bin damit nicht der Einzige. Zur Verbreitung dieses Standards hat sich die Open Document Format Alliance gebildet. Ihr gehören wichtige IT-Unternehmen, wie IBM, Oracle, Sun Microsystems und Google an, sowie Novell, Opera Software, Red Hat, OpenOffice.org und über 400 weitere Mitglieder. Sie hat auch die Standardisierung durch die ISO veranlasst.

Außerdem wird OpenOffice von einigen Behörden wie dem Deutchen Auswärtigen Amt oder dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eingesetzt. ODF ist der von der „Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung“ (KBSt) empfohlene Standrad.

Warum aber tun diese Unternehmen und Organisationen das? Was ist an ODF besser als an MS Word Dateien? Datei-Formate dienen dem Austausch von Daten, indem sie festlegen, wie die Datei aussieht, die gespeichert wird. ODF ist ein freies Format. Das bedeutet, dass bekannt ist, wie das Format genau aussehen muss. Microsoft hatte bis 2006 kein solches Format. Damit waren die Word-Dateien an das Programm gebunden. Nur MS Word kann die Dokumente erstellen und lesen. Dass andere Programme, die nicht von Microsoft stammen, es dennoch können liegt daran, dass Entwickler durch Ausprobieren erraten können, wie das Format ungefähr aussieht.

Das mit dem Erraten hat jedoch seine Nachteile. Nehmen wir als Beispiel ein Programm zum Erstellen von Texten. Damit kann man auch Bilder einfügen. Jetzt möchte ein Entwickler eines anderen Programmes diese Datei nutzen. Er betrachtet sie und findet eine Angabe für den Abstand nach Oben. Er vermutet, dass sie den Abstand in mm zum oberen Dokumentenrand angibt. In Wirklichkeit gibt sie jedoch den Abstand zum Rahmen um das Dokument an. Da der Entwickler jedoch keinen Rahmen genutzt hatte war ihm kein Unterschied aufgefallen. Nun befinden sich die Bilder in seinem Programm immer an einer anderen Stelle als im Orginalprogramm. Außerdem kann sich das Format bei einer neueren Programmversion ändern und das Erraten beginnt von neuem.

Microsoft hat darauf reagiert und ein neues Format entwickelt: Office Open XML. Es ist jedoch sehr komplex. Kritiker behaupten, dass nur Microsoft die über 6000 Seiten starke Spezifikation komplett umsetzen kann. Die Umstellung hat auch bei den MS Word Benutzern zu Kompatibilitätsproblemen geführt, da das neue Format mit den älteren Versionen nicht geöffnet werden kann. Als Gegengewicht zur Open Document Format Alliance hat Microsoft ebenfalls eine Unterstützergruppe mobilisiert zu der unter anderem Apple, Intel und Toshiba gehören. Ich verwende es jedoch nicht, da das Programm OpenOffice.org nur eine Importfunktion bereitstellt und nur wenige Programme es unterstützen.

ODF wird hingegen von vielen Programmen verwendet. OpenOffice/StarOffice/NeoOffice, KOffice benutzen es als Standardformat. Außerdem wird es von MS Word/MS Office seit Version 2007 Service Pack 2, Google Text & Tabellen, Lotus Symphony, Apples TextEdit, AbiWord und einigen weiteren Programmen unterstützt.

Ich höre immer wieder das Argument, Word sähe besser aus, böte die besseren Funktionen, usw. Es mag auch sein, dass einige Funktionen bei z.B. OpenOffice.org etwas versteckter sind. Allerdings hat die Programmgestaltung nicht viel mit dem Format zu tun, in dem die Datei gespeichert wird. Solange das Datei-Format Hintergrundfarben speichern kann, ist es egal, wie das Bedienelement zum Auswählen der Farbe funktioniert. Und es hängt auch nicht am Dateiformat, wie die Buttons angeordnet sind.

Und auch die Methode zum wechseln des kompletten Aussehens oder Farbschemas ließe sich in andere Programme implementieren. Das wechseln des Aussehens erfordert dann aber an vielen Stellen das Verwenden von Eigenschaften statt Formatierungen. Wenn man z.B. eine Ãœberschrift mit der Eigenschaft „Ãœberschrift 2“ versieht, sieht sie genau wie die anderen Ãœberschriften vom Typ „Ãœberschrift 2“ aus. Ändert man dieses Aussehen, wird es überall geändert. Legt man stattdessen die Schriftgröße, -art usw. manuell fest, kann man hinterher nicht alle auf einmal ändern. Das ist sowohl bei MS Word, als auch bei OpenOffice der Fall.